Haben Sie sich auch Gedanken gemacht um eine E-Mail-Archivierung für Ihre EDV? Der Gesetzgeber schreibt eine Archivierung für alle elektronischen Dokumente vor die Steuerrelevant sind. Eine nicht ganz klar geregelte Gesetzeslage, was die Anforderungen an eine Archivierungslösung betrifft, macht das Thema E-Mail-Archivierung aber leider nicht sehr beliebt. Einige Regeln zur E-Mail-Archivierung besagen unter anderem, dass Dokumente wie zum Beispiel Angebote oder Rechnungen, die per E-Mail empfangen und versendet werden, als Handelsbriefe zu qualifizieren und mit den bekannten Fristen aufzubewahren sind.

c`t hat die Formulierungen der Vorschriften zur E-Mail-Archivierung in folgenden zehn Regeln zusammengefasst:

1. "Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organistionsinternen Anforderungen ordnungsgemäß

.....aufbewahrt werden."

2. "Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen."

3. "Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren."

4. "Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden."

5. "Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden."

6. "Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können."

7. "Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, also aus dem Archiv

.....gelöscht werden."

8. "Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert

.....werden."

9. "Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen

.....Dritten jederzeit geprüft werden."

10. "Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten

.....Grundsätze sichergestellt sein."

 

Die Archivierungssoftware von das amerikanischen Herstellers Mailspect erfüllt alle diese Regeln. Mailspect lässt sich überings auch mit dem Groupwareserver von Zarafa verknüpfen..